Cinq tâches que vous refaites chaque semaine sans vous en rendre compte

Une automatisation utile part toujours d’une observation, jamais d’une technologie. La bonne nouvelle, c’est que cette observation ne demande aucune compétence particulière : il suffit de noter, pendant une semaine, ce que vous faites plus d’une fois.

La méthode : une feuille et une semaine

Gardez une note ouverte pendant cinq jours. Chaque fois que vous faites quelque chose que vous avez déjà fait à l’identique, écrivez une ligne : ce que c’était, combien de temps, et si vous auriez pu l’éviter.

Ne cherchez pas à être exhaustif ni précis à la minute. L’objectif n’est pas de mesurer, c’est de rendre visible. À la fin de la semaine, relisez : trois ou quatre lignes reviendront systématiquement.

Les cinq tâches que je retrouve chez presque tout le monde

• Recopier une information d’un endroit à un autre. D’un mail vers un tableur, d’un tableur vers un devis, d’un devis vers la comptabilité.
• Rappeler quelqu’un pour obtenir une information manquante. Presque toujours la même information, qui aurait pu être demandée dès le départ.
• Relancer un devis ou une facture. Tâche pénible, souvent repoussée, parfois oubliée, et directement liée au chiffre d’affaires.
• Répondre à une question à laquelle le site répond déjà. Signe que l’information existe mais qu’elle est mal placée.
• Fabriquer le même document à partir d’un modèle. Attestation, planning, compte rendu : la structure est identique, seules quelques données changent.

Trier ce qui vaut la peine d’être automatisé

Toutes ces tâches ne méritent pas d’être traitées. Le calcul est simple : multipliez le temps par la fréquence annuelle, et comparez au coût de mise en place.

Une tâche de dix minutes faite deux fois par semaine représente environ dix-sept heures par an. Une tâche d’une heure faite deux fois par an en représente deux. La première mérite qu’on s’y intéresse, pas la seconde.

Automatiser ce qu’on fait deux fois par an, c’est du bricolage coûteux. Automatiser ce qu’on fait deux fois par semaine, c’est un investissement.

Ce que vous en retirez, même sans rien automatiser

Ce relevé a une vertu inattendue : il révèle souvent des problèmes d’organisation qui n’ont rien à voir avec la technique. Une information mal placée sur le site, un formulaire trop court, un modèle de document jamais mis à jour.

Dans plusieurs cas que j’ai rencontrés, la moitié des lignes relevées se réglaient sans aucun outil, simplement en changeant l’ordre des choses. C’est aussi ça, le résultat d’un bon diagnostic.